Kastar du bort tid? Kom igång med effektiva möten
Det finns bra möten där man kommer ut med förnyad energi, och mindre nyttiga möten där man känner att en timme av livet har passerat som man aldrig kommer få tillbaka. Om personerna runt konferensbordet blir glasiga i blicken eller deltagarna i teamsmötet gör helt andra saker samtidigt, tyder det på att det finns utrymme för förbättringar!
Möten har ett dåligt rykte, och det beror ofta på att man inte är tillräckligt disciplinerad i hur man använder dem. Både fysiska och digitala möten kan vara mycket användbara och viktiga för att fatta beslut, höra olika synpunkter eller få nya idéer. Inte minst kan de bättre koppla ihop grupper, avdelningar och organisationer och klargöra i vilken riktning alla arbetar.
Vad är ett väl genomfört möte?
- Målet för mötet uppnås
- Mötet avslutas inom avsatt tid
- Mötesdeltagarna upplever mötet meningsfullt
| Läs också: 5 tips för att samarbeta bättre på jobbet »
En möteskultur har ofta etablerat sig vilket gör det svårt att genomföra bra möten, men lyckligtvis finns det enkla steg du kan ta för att göra mötena mycket bättre och mer användbara.
Så får du till effektiva möten
Överväg om det finns bättre alternativ
Om du bara vill informera om något eller till exempel be om en rapport, är det bättre att skicka ett e-postmeddelande än att bjuda in till ett möte.
Skicka ut en agenda i förväg
Mötesinbjudan bör minst innehålla en tydlig beskrivning av syftet med mötet och helst även punkter som ska diskuteras. På så sätt har alla mötesdeltagare möjlighet att förbereda sig och det är lättare att fokusera på det som är viktigt.
Starta mötena i tid
Se till att du har testat att allt tekniskt fungerar i förväg, så att det inte äter bort tid av mötet. Starta mötet när det ska börja, istället för att spendera 10 minuter på att alla ska komma. När alla på arbetsplatsen vänjer sig vid möten som börjar precis på klockslaget är det lättare att se till att alla dyker upp eller loggar in i tid.
Skriv ner stödord under mötet
Dokumentera vad ni kommer fram till på mötet och eventuellt vad som ska göras och vem som ska göra det. Skicka gärna en kort sammanfattning via e-post efter mötet, så att alla är på samma nivå i processen och vet om det finns något de behöver ta itu med.
Utse en mötesledare
Det bästa för att hålla fokus och komma framåt i möten är att ha en person som är ansvarig för att leda mötet. Oftast kommer det att vara den som bjuder in, men ni kan naturligtvis komma överens om att det ska vara någon annan.
Personen i fråga håller tråden, ser till att de ämnen som ska behandlas faktiskt behandlas och att mötet kommer tillbaka på rätt spår om diskussionerna tar för lång tid eller går utöver ämnet. Det är bättre att ordna fler separata möten vid senare tillfälle om du märker att det finns ett behov av att dyka djupare in i ett ämne.
Engagera och involvera
En av anledningarna till att man tappar fokus under möten och tänker på helt andra saker är att det ofta är en person som pratar eller presenterar länge medan de andra deltagarna lyssnar. Variera gärna vem som pratar om olika ämnen där det är möjligt och checka in med de olika deltagarna under tidens gång så att alla kan höras och blir inkluderade.
Avsluta på avsatt tid
Lika viktigt som att starta mötet vid rätt tidpunkt är att avsluta inom den avsatta tiden. Försök också att hålla mötena korta Efterhand som du effektiviserar mötena blir det lättare att avsätta mindre tid per möte.
Bra möten sparar tid och är därför viktiga för effektiviteten, men också för bra samarbete i teamet. De håller motivationen uppe och ger deltagarna upplevelsen av att vara involverade och inkluderade - bra för både individen och för företaget!
| Läs också: Smart kontorsförvaring - Såhär får du mer plats »
