13 tips: Så får du fler timmar på dygnet

”Det finns inte tillräckligt med timmar på dygnet!”

Har du frågat dig själv just denna fråga någon gång? Du är definitivt inte ensam om att känna att dagarna flyger iväg och att din ”att göra”-lista aldrig blir tom.

Även om det inte går att förlänga dygnet från 24 till 27 timmar finns det en hel del saker du kan göra för att frigöra mer tid under dagen. Då får du mer gjort samtidigt som du får lite extra tid att lägga på aktiviteter och saker du tycker om att göra.

Skriv ned allt

Om det är något som stjäl energi från oss så går vi ofta runt och ältar och maler på om allt vi tycker vi borde ha gjort annorlunda och vad vi måste tänka på. Ett tips då är att skriva ner allt du behöver komma ihåg direkt så att du kan släppa det och lägga fokus på annat – utan att du glömmer bort något.

Försök att hitta ett sätt eller system för detta som fungerar bra för dig. Det kan vara ett enkelt anteckningsblock, en app i mobilen som hjälper dig hålla reda på sysslor som ska göras eller en vanlig kalender.

| Läs också: Därför är bra lagerhantering nyckeln till en fantastisk kundupplevelse »

Fastställ den viktigaste uppgiften

Tidsbrist är ofta en fråga om prioriteringar. Om du lär dig konsten att prioritera rätt kan du också välja bort sådant som inte är akut eller som egentligen inte behöver göras.

Ett verktyg som kan hjälpa dig är att ställa frågan: ”Vad är viktigt nu?”. När du har fått klart för dig vad som är viktigast för stunden blir det inte bara lättare att prioritera rätt saker, det blir också mindre stressigt eftersom du kan lägga vissa saker åt sidan eller skjuta på mindre akuta uppgifter.

Läs och besvara mejl två gånger om dagen

E-post är ett av de mest populära sätten att kommunicera skriftligt och de flesta av oss får enorma mängder mejl på en månad – både i jobbet och privat.

Att läsa och besvara mejl löpande gör att du ständigt blir avbruten i ditt arbete eller uppgiften du håller på med. Försök att avsätta tid, förslagsvis två fasta tider under dagen, för att gå igenom och hantera inkomna mejl, och stäng av e-postaviseringar utanför dessa tider.

Söndra och erövra

Dela upp arbetet i mindre uppgifter. Det är ofta lättare att ta sig an mindre uppgifter och få dem gjorda än att ge sig i kast med stora projekt direkt. Chansen att jobbet faktiskt blir gjort ökar då och du minskar risken att arbetet måste skjutas upp.

Starta dagen redan igår

Få en bättre start på dagen genom att på förhand bestämma vad du ska göra. På det sättet kommer du snabbt igång med ditt arbete. Du kan också spara tid och minska stress genom att göra andra förberedelser dagen före – oavsett om det handlar om att lägga fram de kläder du ska ha på dig eller gå igenom agendan för morgonmötet.

Fyll dötid med något nyttigt

Under en dag går en hel del tid åt till att ta sig till och från jobbet, stå i kö, vänta på att få komma in till ett möte, laga mat och så vidare. Denna tid kan användas mer produktivt. Du kan använda den mer kreativt och komma på nya idéer, lyssna på en relevant poddcast, läsa böcker eller artiklar, svara på mejl eller planera.

Ta reda på när du är som mest produktiv

De flesta av oss har en tid på dagen eller kvällen där vi fungerar bäst och är mer effektiva. Om du kan identifiera när denna tid inträffar för dig kan du lägga de mest krävande uppgifterna under just den perioden. På så sätt slipper du kämpa med de tuffaste utmaningarna när du är sliten eller inte arbetar optimalt eller effektivt.

Stå upp tidigare för att bli mer produktiv

Forskning och studier som publicerats i Journal of Applied Social Psychology visar att personer som står upp och jobbar tidigare på dagen är mer produktiva. Att vara produktiv innebär att vara villig och kunna vidta åtgärder som förändrar en situation till din fördel.

När du är produktiv tar du kontroll över en situation som annars skulle kunna bli stressande eller komplicerad, och hitta en lösning i förväg. På det sättet reducerar du både risken för stress och att tiden måste användas för att släcka bränder senare.

| Läs också: Nödvändiga hjälpmedel i verkstaden »

Få mer ordning

Använder du mycket tid till att leta efter papper, digitala dokument, nycklar, gem eller vad som helst? Som tur är kan det lösas förhållandevis enkel genom att hitta en fast plats för allt och få en bra överblick samt goda rutiner.

Gör dig av med störande element

Finns det saker som avbryter dig eller som kan hindra dig från att utföra en uppgift? Ta reda på vad som vanligtvis stör dig och se vilka åtgärder du kan vidta för att eliminera eller minska dem.

Några exempel som kanske stör arbetet kan vara buller, mejl, chattmeddelanden, telefoner, sociala medier etc. Se om det går att blockera tidstjuvarna under de perioder du har avsatt för krävande problemlösning och arbetsuppgifter.

Bli mer tidsmedveten

Få klarhet i vad du vill lägga tid på och vad du ska lägga tid på. Livet består av ca 4 300 veckor, och hur du väljer att använda dem är avgörande för din livskvalitet – både på jobbet och i privatlivet.

Ofta går dagarna och veckorna utan att du medvetet fyller dem med saker så mycket som möjligt av det du vill göra och så lite som möjligt av sådant du inte vill göra. På jobbet kanske vissa uppgifter kan delegeras ut eller läggas ut på entreprenad, eller så kanske de inte behöver göras allas?

Ha färre och kortare möten

På många arbetsplatser nämns ofta möten som en stor tidstjuv. Om något kan sägas i ett kort mejl så gör hellre det än att kalla till ett möte. I de fall ett möte är nödvändigt bör du se till så att det blir så effektivt som möjligt. Läs mer om Kastar du bort tid? Kom igång med effektiva möten.

Sov mer

Det låter kanske inte så effektivt att lägga mer tid på att sova, men faktum är att de flesta av oss sover för lite. Det är medan du sover som din kropp och ditt huvud kan återhämta sig så att du kan vara frisk, redo och utvilad dagen efter. Korppens immunförsvar blir också sämre med för lite sömn, och det tar längre tid att bli frisk från sjukdomar och skador.

När du får tillräckligt med sömn blir det lättare att fokusera på arbetsuppgifterna, vara mer kreativ och, inte minst, utnyttja tiden mer effektivt. Läs mer om Livsviktig sömn: 9 tips för att sova bättre.

Bra tidshantering och planering är lättare sagt än gjort, men om du använder några av tipsen ovan får du inte bara mer gjort; du kommer dessutom kunna minksa risken för hälsofarlig stress. Läs mer om Konsekvenser av arbetsrelaterad stress – så kan den förebyggas.